Džordžs Filips Komerciāls ziņojums: Pašreizējais mazo uzņēmumu vadības sistēmu piedāvājums tirgū ir patiešām plašs. Tajā pašā laikā pareizās programmatūras izvēle ir patiešām svarīgs lēmums. Galu galā jūs nevēlaties dažu nedēļu laikā uzzināt, ka esat izdarījis neatbilstošu izvēli, pārslēgties uz citu programmu un apmācīt visu komandu no sākuma. Tātad, kā orientēties pārpildītajā tirgū un izvēlēties programmatūru, kas aug kopā ar jums, vienlaikus sekojot līdzi jaunākajām tendencēm?
Apskatiet mūsu padomus par to, kā izvēlēties savam biznesam labāko sistēmu un kādām prasībām būtu jāatbilst informācijas programmatūrai.
Kāpēc izmantot mazo uzņēmumu vadības sistēmu?
Ir daudz iemeslu, kāpēc uzņēmumam vajadzētu izmantot uzņēmuma programmatūru. Ne tikai lieliem uzņēmumiem, kur ir pašsaprotami uzturēt organizāciju visā uzņēmumā un visās komandās. Bet arī maziem uzņēmumiem, kur šāds biznesa vadības rīks var būt spēcīgs instruments uzņēmuma procesu uzlabošanai. Tas noved pie uzņēmuma konkurētspējas un panākumu palielināšanās ilgtermiņā.
Varbūt jūs esat nonācis situācijā, kad jūsu uzņēmums jau izmanto dažus rīkus... vienu rēķinu izrakstīšanai, vienu komunikācijai, jūs pārvaldāt naudas plūsmu programmā Excel, otrā Excel jums ir klientu saraksts, kalendārs, izraksti un pārējais uz papīra . Ja šis risinājums jums šķiet nedaudz haotisks, meklējiet visaptverošāku sistēmu, kas vienuviet aptver lielāko daļu jūsu biznesa vadības vajadzību.
Galvenie iemesli, kāpēc pat maziem uzņēmumiem vajadzētu ieviest uzņēmuma vadības sistēmu:
- Efektivitātes un produktivitātes uzlabošana: Efektīvs uzņēmuma informācijas sistēma ļauj automatizēt procesus, samazināt kļūdas manuālās datu ievades vai kopēšanas laikā un ievērojami ietaupīt laiku. Tas uzlabo darbinieku efektivitāti un produktivitāti un palielina uzņēmuma darbību.
- Labāka laika pārvaldība: Biznesa vadības sistēma atvieglo laika, uzdevumu un projektu plānošanu un organizēšanu, ļaujot darbiniekiem vairāk koncentrēties uz darbu un mazināt stresu.
- Efektīvāka informācijas apmaiņa un pārvaldība: Pārvaldības informācijas sistēma palīdz pārvaldīt datus un informāciju un nodrošina labāku piekļuvi datiem un to koplietošanu starp dažādām nodaļām un darbiniekiem. Tas uzlabo sadarbību starp darbiniekiem, turklāt jums ir visi svarīgie dokumenti vienuviet, un tas nozīmē, ka vairs nav jāmeklē izmisīgi papīri.
- Precīzāka un ātrāka lēmumu pieņemšana: Uzņēmuma vadības sistēma nodrošina reāllaika informāciju par uzņēmuma projektu un aktivitāšu statusu, ļaujot ātrāk un pārdomātāk pieņemt lēmumus.
- Izmaksu samazināšana:Informācijas sistēma mazajiem uzņēmumiem ļauj labāk plānot un kontrolēt ienākumus un izdevumus un palīdz noteikt jomas, kurās izmaksas var samazināt.
Kādas funkcijas meklēt uzņēmuma vadības sistēmā?
Automatizācija
Uzņēmējdarbības vadības sistēmai jāļauj automatizēt atkārtotus procesus vai vienkāršas darbības, lai samazinātu kļūdas un laika izšķiešanu, veicot atkārtotus uzdevumus. Automatizācija var ietver, piemēram, periodiskus rēķinus, maksājumu atgādinājumus, automātisku e-pasta sūtīšanu, atskaišu ģenerēšanu vai izveidot uzdevumus vai projektus no veidnēm. Tādā veidā var samazināt darbinieku slogu, samazināt kļūdas un uzlabot darba efektivitāti.
Mākoņa datu glabāšana
Mākoņdatu uzglabāšanas izmantošana var nodrošināt vienkāršāku un drošāku datu koplietošanu uzņēmuma iekšienē, viss ir skaidri redzams vienuviet. Tas arī ļauj piekļūt datiem no jebkuras vietas un jebkurā laikā, kas palielina darba efektivitāti un ļauj ātri apmainīties ar informāciju. Mākoņdatu glabāšanu novērtēs arī visi uzņēmumi, kuros komandas dalībnieki strādā, piemēram, no mājas biroja.
Uzdevumu vadība
Uzņēmējdarbības vadības programmatūrai jāļauj viegli izsekot un pārvaldīt uzdevumus un to termiņus. Tas var ietvert, piemēram, uzdevumu plānošanu un piešķiršanu, uzdevumu izpildes statusa izsekošanu un atgādinājumu par nepabeigtiem uzdevumiem. Pateicoties tam, komandas locekļi var efektīvāk sadalīt darbu, uzraudzīt savu darba slodzi un veikt visus uzticētos uzdevumus laikā.
Projektu vadība
Uzņēmuma vadības sistēmai jānodrošina efektīva projektu vadība, tostarp plānošana, koordinācija un projekta progresa uzraudzība. Tas ietver, piemēram, budžeta plānošanu, projektu efektivitāti un rentabilitāti. Šāda sistēma ļauj uzņēmumam labāk vadīt savus projektus un sasniegt labākus rezultātus un peļņu.
Ideālā gadījumā atlasītajam rīkam ir jāpiedāvā vairākas iespējas projektu grafiskai attēlošanai, piemēram, Kanban dēļi, Ganta diagrammas vai tabulu pārskati, lai skaidri vizualizētu projektus, budžetus, uzdevumu piešķiršanu, statusu un progresu.
CRM
Biznesa programmatūrā jāiekļauj arī klientu attiecību pārvaldības (CRM) rīki. Tas ļauj uzņēmumam efektīvāk sazināties ar klientiem un labāk pārvaldīt viņu prasības.
Ja sistēma ļauj saskaņot CRM ar citiem procesiem, piemēram, projektu vadību, rēķinu izrakstīšanu, līgumu pārvaldību vai naudas plūsmas plānošanu, vienā biznesa vadības platformā, jūs varat redzēt savus klientus no 360° perspektīvas.
Darbinieku slodzes vadība
Darbinieku slodzes vadības funkcija palīdzēs efektīvāk sadalīt darbu starp atsevišķiem komandas locekļiem un tādējādi sasniegt viņu optimālo slodzi. Uzņēmuma informācijas sistēmai jādod iespēja plānot laiku un uzdevumus tā, lai tie tiktu sadalīti godīgi un darbinieki būtu atbilstoši noslogoti atbilstoši savām spējām un darba izpildei. Tajā pašā laikā tam vajadzētu būt sistēma spēj uzraudzīt slodzi un nepieciešamības gadījumā piedāvāt piemērotu risinājumu, piemēram, pārdalot uzdevumus vai palielinot darbinieku skaitu dotajā komandā. Tas ļaus palielināt produktivitāti un darbinieku apmierinātību, kas veicina uzņēmuma ilgtermiņa panākumus.
Padomi labākās programmatūras izvēlei maziem uzņēmumiem
Izvēloties mazo uzņēmumu programmatūru, ir svarīgi noteikt savas vajadzības un apsvērt budžetu.
Ņemiet vērā arī programmatūras ieviešanas un lietošanas vienkāršību, spēju integrēties ar citām sistēmām un programmatūru, mobilo lietojumprogrammu un funkciju sarežģītību.
1. Identificējiet savas vajadzības:
Pirms sākat meklēt pareizo programmatūru, apsveriet, kādas funkcijas un līdzekļi jums ir nepieciešami, lai pārvaldītu savu biznesu.
Ņemiet vērā, ka dažas programmatūras piedāvā specializētas funkcijas noteiktām nozarēm, bet citas ir universālas un var tikt pielāgotas dažādu nozaru vajadzībām.
2. Programmatūras instalēšanas un lietošanas vienkāršība:
Apsveriet, cik ātri savā biznesā varat ieviest jaunu programmatūru un cik viegli tā ir lietojama.
Programmatūras atrašana ar intuitīvu saskarni un vienkāršu iestatīšanu var ietaupīt laiku un samazināt darbinieku apmācību. Ideālā gadījumā programmatūrai ir pieejamas tiešsaistes pamācības un apmācību video, kas jums palīdzēs apmācībā, vai arī piedāvā konsultācijas, kurās varat konsultēties par sistēmas ieviešanu jūsu uzņēmumā.
3. Risinājumi ar finanšu vadības funkcionalitāti:
Uzlabots programmatūras risinājums ar finanšu pārvaldības funkcionalitāti var palīdzēt mazajiem uzņēmumiem izsekot un pārvaldīt finanšu operācijas. Tas sniegs jums pārskatu par ienākumiem un izdevumiem pašreizējā laikā un tuvākajā nākotnē vai budžetu izpildi. Var prognozēt tuvāko mēnešu naudas plūsmas attīstību, projektu ienesīgumu un vājās vietas, kur uzņēmumā lieki noplūst nauda.
4. Iespēja integrēt ar citām sistēmām un programmatūru:
Apsveriet, kādu citu programmatūru izmantojat un vai jaunā programmatūra ir saderīga un viegli integrējama ar citām sistēmām. Tādējādi galvenais ir pieejams programmējams interfeiss (API). Make ir arī populāra integrācijas platforma, kas nodrošina uzlabotu integrāciju un automatizāciju.
Programmatūras ar datu importēšanas un eksportēšanas funkcijām meklēšana var atvieglot jūsu darbu un samazināt manuālo datu ievadi.
5. Apsveriet savu budžetu:
Izvēloties programmatūru, apsveriet savu budžetu un mēģiniet atrast risinājumu, kas atbilst jūsu vajadzībām un ir pieejams jūsu uzņēmumam.
Esiet piesardzīgs, salīdzinot cenas, un apsveriet, vai papildu funkcijas ir augstākas cenas vērtas. Bezmaksas izmēģinājuma versijai vajadzētu būt pašsaprotamai lietai.
6. Mobilajā lietojumprogrammā ietilpst:
Uzņēmējdarbības vadības sistēmas mobilās versijas pieejamība ļauj jums un jūsu darbiniekiem sazināties un būt atsaucīgiem, atrodoties ceļā, neatkarīgi no pašreizējās atrašanās vietas un aprīkojuma. Tas ir īpaši svarīgi, ja runa ir par hibrīdo un attālo komandu un darbību pārvaldību.
Ņemiet vērā, ka mobilajai lietojumprogrammai jābūt viegli lietojamai un pieejamai dažādās operētājsistēmās.
7. Visaptverošas ziņošanas funkcijas:
Programmatūras risinājums ar visaptverošām atskaites funkcijām var palīdzēt mazajiem uzņēmumiem pārraudzīt un analizēt jūsu uzņēmuma darbību, pārraudzīt jūsu darbību, projektu un kampaņu efektivitāti, lai jūs varētu elastīgi reaģēt uz jaunām situācijām.
Ideālā gadījumā jūsu uzņēmuma programmatūra sniegs vērtīgu ieskatu jūsu finansiālajā darbībā, projektu un uzdevumu gaita, darbinieku kapacitāte un izmantošana un daudz kas cits. Turklāt uzlabotais risinājums ļauj izveidot savas grafiskās atskaites un iestatīt dažādus datu apkopošanas un šķirošanas kritērijus.
8. Komponentu komunikācijas funkcija:
Meklējot programmatūru ar saziņas līdzekļiem, piemēram, tērzēšanas rīkiem vai failu koplietošanu, uzņēmumi var efektīvi pārvaldīt iekšējo komunikāciju.
Ērtai komandas sadarbībai var palīdzēt arī tādas programmatūras meklēšana, kuru var integrēt ar citiem saziņas rīkiem, piemēram, videozvaniem.
Vai jau izvēlēts?
Kā mazo uzņēmumu īpašniekiem mums ir daudz darāmā, un bieži vien nav viegli visu apvienot. Pareizs programmatūras risinājums jūsu uzņēmuma pārvaldībai var sniegt jums lielas priekšrocības salīdzinājumā ar konkurentiem. Pēkšņi iegūsi pārskatu – par pasūtījumiem un uzdevumiem un to termiņiem, klientiem un komunikāciju ar viņiem, naudas plūsmu un atsevišķu komandas dalībnieku noslodzi. Jūs ietaupīsiet daudz laika, kas pavadīts atkārtotiem uzdevumiem ar zemu pievienoto vērtību. Tā vietā jūs varat koncentrēt savu enerģiju uz inovācijām un risinājumiem, kas virza jūsu biznesu uz priekšu.
Autors: Caflou - Viss vienā vadības sistēma maziem un vidējiem uzņēmumiem
Caflou palīdzēs jums efektīvi pārvaldīt visu uzņēmumu un tā finanses. Tas ļaus sekot līdzi naudas plūsmai un prognozēt tās turpmāko attīstību. Jūs atbrīvosities no rutīnas darba, samazināsiet kļūdu īpatsvaru, uzlabosiet komandas darbu un paaugstināsiet uzņēmuma sniegumu. Viss vienuviet. No jebkuras vietas un par pieņemamu cenu.
